Spune adio prezentărilor în PowerPoint, cum arată documentul cu care ar trebui să începi fiecare întâlnire

Uită de PowerPoint. Jeff Bezos și Jack Dorsey au interzis prezentările în PowerPoint, insistând ca fiecare întâlnire să înceapă cu un simplu document fizic, un așa numit brief care să conțină toate informațiile necesare pentru participanți. De ce? Pentru că în acest fel se economisește foarte mult timp și, mai important, se încurajează productivitatea participanților.

Însă până să ștergeți programul din calculator și să mergeți zâmbitori la ședință doar cu câteva însemnări pe o foaie, vă recomandăm să citiți recomandările de mai jos. Vom vorbi imediat despre cum ar trebui să arate un astfel de document și, de asemenea, de ce ar trebui folosit în detrimentul prezentărilor clasice. 

Cum arată modelul de document?

Cel mai eficient model pentru un astfel de document a fost gândit de către Tom Sant, fondator al Sand Corporation și partener la Hyde Park Partners, acesta este unul dintre cei mai cunoscuți experți în domeniul vânzărilor din lume. Documentul propus de el se numește Executive Summary și a fost inițial gândit ca o propunere de vânzări scrisă într-o singură pagină. Adaptându-l la subiectul nostru, acesta ar trebui să cuprindă următoarea structură: 

  1. Provocarea (oportunitatea sau problema). Motivul pentru care a fost convocată întâlnirea respectivă, iar acesta poate să fie o problemă sau o oportunitate.
  2. Finalul nedorit. Ce se va întâmpla daca problema sau oportunitatea prezentată nu este luată în considerare și, prin urmare, nu se acționează în consecință.
  3. Finalul dorit. În opoziție cu situația prezentată mai sus, aici vorbim despre unde ne dorim să ajungem. 
  4. Soluția propusă. După ce am stabilit care este finalitatea dorită trebuie să vedem cum putem ajunge să o îndeplinim.
  5. Cum evităm riscurile. De ce soluția propusă mai sus este varianta cea mai bună, de ce ar urma să aibă succes.
  6. Cererea. Știind care este finalitatea dorită și cum o putem atinge, trebuie să vorbim despre modul în care cei prezenți la întâlnire pot să-și aducă contribuția.

Fiecare dintre punctele de mai sus trebuie explicate într-un singur paragraf, dacă este prea complicat, atunci nu mai mult de două, maxim trei. Întregul document nu trebuie să depășească o pagină. Și, de asemenea, înaintea ședinței acesta trebuie printat și oferit tuturor participanților – oricât de trist ar suna, dacă îi vei pune să îl citească de pe un ecran, nu o vor face.

Important: înainte de a prezenta un prim document de acest fel într-o întâlnire oficială, recomandarea noastră ar fi să exersați cât mai multe variante, poate chiar să cereți feedback-ul colegilor și chiar al șefilor. În acest fel veți ști dacă lucrurile prezentate în document sunt suficient de clar și de bine explicate. 

Citește și: Ai emoții atunci când vorbești în public? 5 trucuri care te vor ajuta să scapi de ele

Pe scurt, de ce să folosești acest document în locul prezentărilor clasice în PowerPoint?

Poți spune că pașii de mai sus pot fi foarte ușor urmați și într-o prezentare în PowerPoint. Și nu ai greși absolut deloc. Însă, dacă ai urma structura de mai sus ai avea probabil în loc de șase paragrafe, aproximativ 30 de slide-uri (câte 5 slide-uri pentru fiecare secțiune). Ținând cont de faptul că fiecare dintre acestea ar trebui să aibă o durată de un minut, vorbim despre o prezentare susținută în mai mult de jumătate de ora, asta dacă nu punem la socoteală discuțiile care pot să înceapă despre cine este vinovat sau ce alte nenorociri s-ar mai putea întâmpla. Mai mult decât atât, folosind prezentările clasice te mai poți confrunta și cu problema lipsei de atenție și de concentrare a participanților pentru care un singur mail primit poate însemna pierderea întregului fir narativ al prezentării. 

Pe de altă parte, folosind documentul propus mai sus, în două-trei minute toată lumea va ști despre ce este vorba și vor începe discuțiile cu adevărat importante. Astfel încât, cel mai probabil timpul total al unei astfel de întâlniri ar fi mult mai scurt față de doar cel alocat prezentării tradiționale. 

Folosind documentul acesta vei câștiga timp, vei putea transmite informația completă către toți participanții, vei reuși să le stimulezi productivitatea și vei putea ajunge la o decizie mult mai repede.